آشنایی با محیط و آموزش نرم افزار  word 2016

یكی از معمولترین روش های تبادل اطلاعات، استفاده از متن است. بنابراین سازمان ها و شركت ها لازم دانسته اند كه برای كار با اطلاعات متنی ، افرادی را آموزش دهند. همین نیاز باعث شد كه شركت های نرم افزاری، برنامه های واژه پرداز مختلفی را طراحی و به بازار عرضه كنند و تقاضا برای آموزش Word 2016 بالا باشد.

در این راستا شركت مایكروسافت نیز سری نرم افزارهای Office را ارائه كرد كه جدیدترین نسخه ی این نرم افزار Office 2016 می باشد. ما در آموزش Word 2016 در فصل اول آن به موارد زیر خواهیم پرداخت.

آشنایی با نرم افزار word

نرم افزار Microsoft Word یك برنامه واژه پرداز است كه توانایی وارد كردن، اصلاح، ویرایش و ذخیره كردن متن را به كاربر میدهد. این برنامه ابزاری برای ساخت سندهای متنی است، امكانات مفید زیادی دارد و كار با آن بسیار آسان است. برای نصب Word لازم است بسته نرم افزاری Microsoft Office 2016 را در كامپیوتر خود نصب كنید.

اجرای برنامه Microsoft Word

برای شناختن محیط نرم افزار Word ابتدا لازم است آن را اجرا كنید.

برای اجرای این برنامه:

۱- روی دكمه Start كلیك كرده و گزینه All Programs را انتخاب نمائید.

۲- از لیست برنامه های باز شده گزینه Word 2016 را انتخاب کنید.

آشنایی با اصول كار با محیط نرم افزار و آموزش Word

محیط برنامه Word 2016 محیطی بسیار دوستانه و كاربر پسند میباشد به طوری كه با كمی سعی و خطا میتوانید به بهترین شكل ممكن از آن بهره ببرید. در این مرحله اجزای اصلی پنجره برنامه را معرفی میكنیم. محیط نسخه ۲۰۱۶ نرم افزار Word مانند شکل زیر می باشد که شما در این صفحه باید روی گزینه Blank document کلیک کنید .

اجزای اصلی پنجره برنامه Word 2016 عبارتند از:

۱- نوارعنوان (Title Bar) 

به بالاترین نوار موجود در پنجره Word نوارعنوان گفته میشود. در این نوار نام فایل جاری نمایش داده میشود. همچنین در سمت راست این نواردكمه های برای كوچك كردن، برای به حداكثر رساندن و برای بستن برنامه دیده میشود.

۲- نوار دسترسی سریع (Quick Access)

این نوار ابزار در كنار دكمه File قرار دارد . همانطور كه از نام آن مشخص است شامل دستوراتی است كه بیشتر به كار میروند.

با کلیک روی دکمه More Commands نیز می توانید از قسمت Quick Access Toollbar موارد دیگری را به این نوار اضافه کنید .

۳- نوار (Ribbon)

Ribbon شامل مجموعه ای از زبانه ها است. دستورات برنامه در هر زبانه گروه بندی شده اند. نوار دارای سه جزء میباشد. اولین قسمت زبانه هایی هستند كه تمام اعمال را در برنامه Word سازماندهی می كنند و در قسمت بالای نوار قرار دارند.

با انتخاب هر زبانه برگه ای باز میشود كه به تعدادی گروه تقسیم شده است. هر گروه شامل یك سری دستورات است.

در فصل های آینده راجب هر کدام از گزینه های موجود در این زبانه ها صحبت خواهیم کرد.

۴- محیط تایپ

محیط تایپ مانند یك برگه سفید، آماده نوشتن یا تایپ كردن است. مكان نما در این قسمت چشمك میزند و محل تایپ متن را مشخص میكند.

۵- نواروضعیت (Status Bar)

نوار وضعیت در پایینترین قسمت صفحه Word قرار گرفته و دارای اطلاعاتی نظیر شماره صفحه، تعداد كلمات و نوع زبان میباشد.

نكته: اگر روی نوار وضعیت كلیك راست كنید، با استفاده از منوی باز شده میتوانید گزینه هایی را به این نوار اضافه و یا از آن حذف كنید.

اصول ایجادیك سند جدید

پس از اجرای برنامه Word 2016 می توانید به تعداد دلخواه سندهای جدید ایجاد كنید. برای ایجاد سند جدید به یكی از روش های زیر عمل كنید:

روش اول : روی گزینه File یا در نسخه های پایین تر روی  (Office Button) کلیک کنید. در این قسمت روی گزینه New کلیک کنید و از طرح های موجود گزینه Blank Document را از لیست Templates انتخاب کنید .

روش دوم: كلیدهای Ctrl+ N را هم زمان فشاردهید.

روش سوم: از طریق نوار دسترسی سریع  (Quick Access) برروی آیكن فلش کوچک کلیک و گزینه New را انتخاب کنید .

شناسایی اصول تایپ یك متن ساده

بعد از ایجاد یك سند خالی میتوانید متن و نوشته خود را به صورت دلخواه وارد كنید. پس از تایپ متن، به سادگی میتوانید تغییرات مختلفی را بر متن تایپ شده اعمال كنید. نحوه ایجاد تغییرات را در فصلهای بعدی فرا میگیرید.

نحوه وارد كردن متن و نوشته:

مكان نمای ماوس را روی قسمتی از صفحه قرار داده و كلیك كنید. علامت درج به صورت چشمك زن روی صفحه ظاهر میشود.

حال با استفاده از صفحه كلید، شروع به تایپ كنید.

برای ایجاد فاصله بین كلمات، از كلید Space در صفحه كلید استفاده كنید.

برای رفتن به سطر بعدی، از كلید Enter در صفحه كلید استفاده كنید.

برای جابه جا كردن علامت درج از كلیدهای جهت دار استفاده كنید.

برای رفتن به ابتدای سطر تایپ شده، از كلید Home و برای رفتن به انتهای سطر جاری از كلید Enter استفاده كنید.

برای تایپ كردن از سمت راست صفحه به زبان فارسی دکمه های Ctr + Shift سمت راست را بزنید . و برای تایپ انگلیسی هم Ctr + Shift سمت چپ را بفشارید .

برای تغییر زبان (از انگلیسی به فارسی و برعكس) از كلید میانبر Alt+ Shift استفاده كنید.

پاراگراف :

از آنجایی كه برنامه Word محدوده عرض صفحه را میشناسد، هنگام تایپ متن به طور خودكار آن را میشكند و باقیمانده متن را به سطر بعدی منتقل میكند. در نتیجه هنگام رسیدن مكاننما به پایان سطر، نیازی به فشردن كلید Enter نیست. اگر در چنین حالتی، كلید Enter را فشاردهید، یك پاراگراف جدید ایجاد میشود.

نكته: قابلیت شكست خودكار خطوط در حین تایپ Word Wrap نام دارد.

عملكرد ماوس

برای كار با ماوس در برنامه Word موارد زیر رادر نظر بگیرید:

۱ – اشاره گر ماوس تا زمانیكه روی متن سند جاری قرار دارد به شكل “”I دیده می شود.

۲- ولی به محض اینكه از متن خارج می شود و روی نوار ریبون قرار می گیرد به شكل فلش سفید رنگ در می آید.

۳- اگر تصویری در سند شما باشد، شكل اشاره گر ماوس درزمان قرارگیری روی تصویر به صورت یک فلش چهار گوش در می آید.

۴- فشار دادن كلید Alt به همراه كلید سمت راست ماوس باعث می شود كه ناحیه ی Research باز شود. یكی از كاربردهای آن ناحیه ترجمه كلمات داخل سند می باشد.

ذخیره اسناد

پس از ایجاد یك سند و وارد نمودن متن در آن لازم است آن سند را ذخیره كنید تا در صورت نیاز بتوانید اطلاعات آن را بازیابی كرده و استفاده نمائید. برنامه Word از یك سیستم جدید برای ذخیره كردن اسناد استفاده می كند كه این سیستم باعث كاهش حجم اسناد می شود.

برای ذخیره كردن سند جاری به یكی از روش های زیر عمل كنید:

روش اول: از منوی File یا همون Office Button گزینه Save را انتخاب كنید.

روش دوم: كلیدهای میانبر Ctrl+ S را همزمان فشار دهید.

روش سوم: در نوار دسترسی سریع روی آیكن save به مانند شکل زیر  کلیک کنید.

پس از اجرای هر كدام از روش های بالا پنجره Save As باز میشود.

البته در Word 2016 مستقیما این پنجره برایمان باز نخواهد شد و به تب Save AS می رویم که باید در آنجا روی گزینه Browse کلیک کنیم.

در قسمت File name نام فایل را بنویسید و در قسمت Save as type فرمت ذخیره سازی را مشخص کنید که بطور پیش فرض Word Document می باشد .

فرمت های رایج دیگری از جمله PDF ، صفحه وب هم موجود می باشد.

اصول ذخیره نمودن سند در قالبهای مختلف و با نام دیگر

برای این كه سند را با قالب های مختلف ذخیره كنید، میتوانید از دكمه Save As در منوی File استفاده کنید.

Word Document  : این گزینه سند را با قالب docx كه قالب پیش فرض است، ذخیره میكند.

Word Template  : این گزینه سند را به صورت الگو با قالب dotx ذخیره میكند. در فصل های بعدی با كاربرد الگوها آشنا میشوید.

Word 97-2003  : این گزینه سند را با قالب نسخه قدیمی Word که doc است ذخیره میكند.

Find add – ins for other file format  : این گزینه سند با قالب pdf یا xps ذخیره میكند. این نوع قالببندی ها باعث كاهش حجم فایل میشوند. فرمت pdf با استفاده از نرم افزار Adobe Acrobat Reader باز میشود. فرمت xps یك جایگزین جدید برای فرمت pdf است كه توسط مایكروسافت ارائه شده است.

شناسایی اصول تغییر نام كاربر

زمانی كه یك سند جدید ایجاد می كنید، برنامه Word یك نام به عنوان نام نویسنده و یا نام كاربر برای سند شما قرار میدهد. البته برنامه Word این نام را از تنظیمات ویندوز دریافت می كند. این نام در بخش  Comment(یادداشت ها) و Track change (پیگیری تغییرات) به كار می رود. برای تغییر دادن نام كاربر از روش زیر استفاده كنید:

روی منوی File بروید و سپس روی گزینه Options کلیک کنید .

در كادر محاوره ای Word Options ، از زبانه General قسمت Personalize your copy of Microsoft office نام كاربری را در كادر User name وارد و كادر محاوره ای را OK کنید.

اصول بازكردن سند موجود

پس از ایجاد و ذخیره نمودن یك سند، میتوانید همان سند ذخیره شده قبلی را باز كنید و تغییرات جدیدی در آن اعمال كرده و یا آنها را مطالعه كنید.

روش اول: از منوی File دستور Open را انتخاب نمائید و سپس بر روی Browse کلیک کنید.

روش دوم: كلیدهای میانبر Ctrl+ O را هم زمان فشاردهید.

روش سوم: در نوار دسترسی سریع روی آیكن آن كلیك كنید.

به این ترتیب كادر Open باز میشود . از منوی بازشوی مسیری را كه فایل در آن ذخیره شده انتخاب نمائید. فایل موردنظر خود را پیدا كرده و روی آن دابل كلیك كنید و یا پس از انتخاب فایل روی دكمه Open كلیك نمائید.

بستن سند

پس از پایان كار، سند را ببندید. اگر در سند تغییراتی دادهاید كه آنها را ذخیره نكرده اید، برنامه هنگام بسته شدن از شما در مورد ذخیره كردن تغییرات سوال میكند. برای بستن سند جاری از منوی File گزینه Close را انتخاب کنید.

اصول كار با نماهای مختلف سند

در Word هر سند را میتوان در حالتهای مختلف به نمایش درآورد. در گوشه سمت راست نوار وضعیت Status Bar) ) میتوانید ۵ حالت نمایش سند را مشاهده كنید و با كلیك روی هر كدام نمای موردنظر را فعال كنید.

این تصویر بالایی مربوط به نسخه ۲۰۱۶ می باشد ، در نسخه های قدیمی هم به همین شکل هست مانند تصویر زیر :

نمای چاپ (Print Layout)

در این نما، سند به همان صورتی كه چاپ میشود، به نمایش درمی آید و متن، تصویر، حاشیه ها و حتی سرصفحه و پاصفحه دیده میشوند.

نكته : نمای چاپ كاربردی ترین و پر استفاده ترین نمای برنامه Word است.

نمای مطالعه تمام صفحه (Full Screen Reading)

در نمای مطالعه تمام صفحه میتوانید سند جاری را به صورت تمام صفحه مشاهده كنید. در این نما اكثر نوارها حذف میشوند. این نما برای مطالعه سند و مقایسه صفحات آن سند مناسب است.

نمای طرح وب (Web Layout)

در این نمای وب همان طور كه از نام آن مشخص است میتوانید سند را در حالت صفحات وب مشاهده كنید. در این حالت صفحه نوشتاری به اندازه كل صفحه (عرضی وطولی) دیده میشود و شیوه نمایش متنها و پیش زمینه ها دیده شده ولی فاصله بین صفحات مشاهده نمیگردد.

اگر بخواهید یك صفحه وب را با استفاده از Word طراحی كنید، بهتر است از نمای Web Layout استفاده نمائید.

نمای طرح بندی (Outline View)

نمای طرح بندی در سازماندهی سند به كاربران كمك میكند. در این حالت، برنامه، متن را بر حسب رتبه بندی فصول (سر فصلها) به صورت تودرتو نمایش میدهد. میتوانید كل یك بخش را با استفاده از سر فصل آن جابه جا یا كپی كنید. در این نما زبانه ای به نام Outlining در Ribbon ظاهر میشود كه با استفاده از آن و منوی بازشوی Show Level میتوانیدسرفصلها رابه صورت های مختلف تغییر دهید.

نكته: برای خروج از نمای Outline یا هر نمای دیگری کلید ESC را بزنید .

نمای پیش نویس (Draft)

در این نما میتوانید نیم نگاهی به متن موجود در سند به صورت پیشنویس داشته باشید. این نما برای ویرایش و قالببندی سند طراحی شده است. این حالت نسخهی چاپی سند را نشان نمیدهد. اما میتوانید اجزایی همانند فضای سبك را در سمت چپ صفحه مشاهده كنید. حاشیه های متن، سر صفحه و پاورقی ها و گرافیك های موجود، در نمای پیشنویس نمایش داده نمیشوند.

اصول نمایش و مخفی كردن نوارابزارها

در برنامه Word اصولی برای مخفی كردن نوارها وجود ندارد. اما ترفندهایی برای سفارشی كردن زبانه ها موجود است. اگر بر روی زبانهها كلیك راست نمایید گزینه هایی ظاهر میگردد.

۱ – Customize Quick Access Toolbar

با كلیك روی این گزینه پنجره Word Options باز میشود. در سمت چپ این پنجره میتوان گزینه های موردنظر را انتخاب كرده و با استفاده از دكمه Add به نوار دسترسی سریع اضافه كرد.

۲ – Show Quick Access Toolbar Below Ribbon

با انتخاب این گزینه نوار دسترسی سریع به پایین نوار Ribbon منتقل میشود.

پس از انتخاب این گزینه، عنوان آن به Show Quick Access Toolbar Above Ribbon تغییر كرده و با انتخاب آن امكان بازگرداندن نوار دسترسی سریع به بالای ریبون وجود دارد.

۳ – Customize the Ribbon

با انتخاب این گزینه می توانید در کادر باز شده محتویات و گزینه های داخل زبانه ها را کم یا اضافه کنید .

۴- collapse the Ribbon

با انتخاب این گزینه زیر گزینه های زبانه ها فقط با بردن موس روی آن ها نمایش داده خواهند شد.

نمایش و مخفی كردن كاراكترهای غیرقابل چاپ

علائم و كاراكترهای غیر چاپی نمادهائی هستندكه كاربر را در مراحل تایپ و ویرایش سند یاری میدهند ولی در نسخه ی چاپی سند دیده نمی شوند.

برای مشاهده و پنهان كردن كاراكترهای غیرچاپی به صورت زیر عمل كنید:

۱- زبانه Home را انتخاب كنید.

۲- از گروه Paragraph روی دكمه Show/Hide كلیك كنید تا كاراكترهای غیر چاپی ظاهر شوند .

نكته: منظور از كاراكترهای غیر چاپی، كلیدهای خاصی مثل Space ،Tab ،Enter است.