مزایای استفاده از ماكروها در Word عبارتند از:

• اجرای مجموعه ای از دستورات به صورت همزمان (برای مثال درج یك جدول با سایز و خطوط مشخص و تعداد سطر و ستون معین)
• سرعت بخشیدن به عمل ویرایش و قالببندی سند
• اجرا كردن خودكار دستورات

ایجاد و ضبط یك ماكرو در ورد

1. در نرم افزار ورد روی زبانه View کلیک کنید.
2. در گروه macros روی Record Macro كلیك كنید.
3. كادر Record Macro باز میشود . در قسمت Macro Name نامی برای ماكرو تایپ كنید.
4. از قسمت Store macro in سند یا الگویی را كه قرار است ماكرو در آن ذخیره گردد، تعیین كنید.
5. در قسمت Description میتوانید شرحی از كار ماكرو را یادداشت كنید. در پایان روی دكمه OK كلیك كنید.

دكمه Button : با استفاده از این دكمه میتوانید برای اجرای ماكرو، یك دكمه روی نوار ابزار سریع (Quick Access Toolbar) ایجاد كنید.

دكمه Keyboard : با استفاده از این دكمه میتوانید برای اجرای ماكرو، كلید میانبر ایجاد كنید.

بلافاصله بعد از انجام مراحل فوق، در كنار اشاره گر ماوس تصویر یك نواركاست ظاهر میشود و در زبانه Developer گروه Code دو دستور Stop Recording و Pause Recording اضافه میگردند.

برای قطع موقت ضبط، روی آیكن Pause Recording كلیك كنید و برای ادامه ی ضبط روی آیكن Resume Recording كلیك كنید. برای قطع كامل ضبط روی آیكن Stop Recording كلیك كنید.

تعریف كردن كلید میانبر یا دكمه برای اجرای ماكروها در Word

برای سهولت در اجرای ماكرو، میتوانید برای آن یك كلید میانبر تعریف كنید. برای اختصاص دادن كلید میانبر به ماكرو از روش زیر استفاده كنید:

1. روی آیكن Record Macro كلیك كنید.
2. نامی برای ماكرو خود وارد كنید.
3. روی Keyboard كلیك كنید تا پنجره Customize Keyboard باز شود.

4. مكان نما را در كادر متنی Press new shortcut key قرار دهید.
5. یك كلید میانبر دلخواه را روی صفحه كلید فشار دهید. نام كلید میانبر به طور خودكار در این كادر ظاهر میشود. بهتر است از كلیدی (یا تركیب كلیدهایی) استفاده كنید كه قبلاً به هیچ دستوری اختصاص داده نشده است.
6. پس از تعیین كلید، دكمه Assign فعال میشود. روی این دكمه كلیك كنید تا میانبر تعیین شده، به ماكرو اختصاص داده شود.

نكته : توصیه میشود برای تعریف كلید میانبر از كلیدهای Shift یا Ctrl یا Alt به همراه كلیدهای دیگر استفاده كنید.

ایجاد دكمه برای اجرای ماكرو روی نوار Quick Access

یك روش دیگر برای اجرای سریع ماكرو، تعریف دكمه میانبر روی نوار ابزار سریع است. برای این منظور از روش زیر استفاده كنید:

1. روی آیكن Record Macro كلیك كنید. كادر Record Macro باز میشود.
2. پس از تعیین نام ماكرو، روی آیكن Button كلیك كنید تا پنجره Word Options باز شود.

3. در قسمت Choose commands from نام ماكروی خود را انتخاب كنید.
4. روی دكمه Add كلیك كنید تا نام ماكرو به لیست Quick Access Toolbar اضافه شود.
5. روی دكمه OK كلیك كنید.

اجرای یك ماكرو

پس از تعریف ماكروها، میتوانید آنها را اجرا كنید و عملیات قالببندی سند را با سرعت بیشتری انجام دهید.

برای اجرای ماكروها میتوانید از روش های زیر استفاده كنید:

در صورتیكه برای ماكرو كلید میانبر تعریف كرده اید، آن كلیدهای میانبر را فشار دهید.

در صورتیكه برای ماكرو دكمه ای روی نوار ابزار سریع درج كرده اید، روی آن دكمه كلیك كنید.

در صورتیكه برای ماكرو نه كلید میانبر و نه دكمه میانبر تعریف كردهاید از روش زیر استفاده كنید:

1. در زبانه View گروه Macros روی دكمه Macros كلیك كنید. و گزینه View macros را انتخاب کنید.
2. در كادر Macros نام ماكرو را از بین ماكروهای تعریف شده انتخاب كنید.
3. روی دكمه Run كلیك كنید.