علاوه بر اعمال قالب بندی دلخواه به حروف و پاراگراف ها شما می توانید صفحات سند خود را نیز به شكل و طرح ظاهری دلخواه تان تبدیل كنید. چگونگی انجام تنظیمات صفحه در word را در این فصل می آموزیم.

فصل چهارم : توانائی تنظیمات صفحه در word

اصول انتخاب Layout صفحه در ورد

Layout  صفحه تنظیماتی مانند اندازه ی حاشیه ها، سایز كاغذ، جهت چاپ كاغذ و تنظیمات سرصفحه / پا صفحه را تعیین میكند. در ادامه با برخی از این تنظیمات آشنا میشوید.

تغییر اندازه صفحه در ورد

برای تغییر اندازه صفحه به روش زیر عمل نمایید :

۱. روی زبانه ی Page Layout كلیك كنید.

۲. در گروه Page Setup توسط لیست بازشوی Size اندازه كاغذ را تعیین كنید .

آموزش تعیین جهت كاغذ در ورد

برای تغییر جهت كاغذ از روش زیر استفاده كنید:

۱. در زبانه Page Layout گروه Page Setup روی Orientation کلیک کنید.

۲. گزینه Portrait كاغذ را در جهت عمودی و گزینه Landscape كاغذ را در جهت افقی قرار می دهد .

تنظیم حاشیه صفحه در ورد

به فضاهای خالی بین متن و لبه های كاغذ حاشیه (Margin) گویند. نوشته ها و تصاویر در داخل صفحه قرار می گیرند ولی اجزایی مانند سر صفحه و پا صفحه یا شماره صفحه در حاشیه های بالا و پایین صفحه جای دارند .

در Word می توانید چهار حاشیه ی بالا، پایین، راست و چپ را تعیین كنید . برای این كه هر صفحه بتواند حجم بیشتر از متن را در خود جای دهد، بهتر است حاشیه های صفحه را كاهش دهید.

برای تغییر اندازه حاشیه های سند از روش زیر استفاده كنید:

۱. در زبانه Page Layout گروه Page Setup روی Margins کلیک کرده .

۲. در لیست بازشو یك حاشیه ی معمولی باریك (Narrow) برای سند خود انتخاب كنید .

۳. با انتخاب گزینه Custom Margin پنجره Page Setup باز میشود.

در زبانه Margins می توانید مقادیر حاشیه بالا (Top) حاشیه پایین (Bottom) ، حاشیه راست (Right) و حاشیه چپ (left) را وارد كنید.

از Gutter برای وارد كردن عمق شیرازه استفاده كنید.

در قسمت Gutter Position محل قرار گرفتن شیرازه را تعیین كنید.

اصول درج و حذف Page Break

منظور از Page Break شكستگی در صفحه است. با صدور دستور Page Break یك صفحه جدید ایجاد شده و مكان نما در ابتدای آن قرار میگیرد. برای فرستادن مكان نما به اول صفحه بعد هرگز از فشردن متوالی كلید Enter استفاده نكنید.

برای ایجاد شكستگی در صفحه از روشهای زیر استفاده كنید:

۱. در محلی كه میخواهید نقطه ی شروع یك صفحهی جدید باشد، كلیك كنید.

۲. در زبانه Page Layout و از گروه Page Setup روی دکمه Breaks کلیک کنید .

۳. از لیست بازشو گزینه Page را انتخاب کنید .

كلید میانبر : در محلی كه میخواهید نقطه ی شروع، یك صفحه ی جدید باشد، كلیك كرده و كلید میانبر Ctrl + Enter را فشار دهید.

اضافه كردن تصویر زمینه (Background)  به صفحه ورد

تصویر زمینه ی سند ، Background نامیده می شود. این تصویر در زیر نوشته ها و تصاویر قرار می گیرد . شما میتوانید تصویر زمینه را به صورت Watermark (کمرنگ) نمایش دهید تا متن روی آن به راحتی خوانده شود. تصویر زمینه بیشتر برای مرورگرهای وب كاربرد دارد . از Gradient (طیف رنگ) ، Pattern (هاشورها) ، Solid Color (رنگ های ساده) و Texture (بافت ها) میتوان به عنوان تصویر زمینه استفاده كرد.

نكته: تصویر زمینه را فقط میتوان در نمای Full Screen Reading ،Print Layout مشاهده کرد !

تغییر زمینه به سند:

۱. در زبانه Page Layout (در word2010) و زبانه Design در word 2016، گروه Page Background روی گزینه Page Color کلیک کنید .

۲. یكی از رنگ های بخش Standard Colors یا Theme Colors را به عنوان رنگ زمینه انتخاب كنید.

هم چنین میتوانید از قسمت Fill Effects برای انتخاب طیف رنگ (Gradient) ، یافت (Texture) و هاشور (Pattern) استفاده كنید.

حذف رنگ زمینه:

در زبانه  Page Layout یا Design و از گروه Page Background ، رو Page Color كلیك كرده وگزینه No Color را انتخاب کنید .

ایجاد تصویر Watermark در ورد

۱. در زبانه Page Layout یا Design ، از گروه Page Background روی گزینه Watermark کلیک کنید . لیستی به مانند شکل زیر باز می شود.

۲. روی گزینه Custom Watermark کلیک کنید .

۳. در پنجره Printed Watermark گزینه Picture watermark را انتخاب کنید.

۴. روی دكمه Select Picture کلیک کنید.

۵. تصویر مورد نظر خود را انتخاب كرده و روی دكمه Insert را کلیک کنید.

حذف تصویر Watermark

۱. برای این کار در زبانه Page Layout ، از گروه Page Background روی گزینه Watermark کلیک کرده .

۲.گزینه Remove Watermark را انتخاب کنید.

ایجاد سرصفحه و پاصفحه در word

سرصفحه (Header) بخشی از صفحه است كه عناصر آن در بالای تمامی صفحات تكرار میشود و پاصفحه (Footer) بخشی از صفحه است كه عناصر آن در پایین تمامی صفحات تكرار میشود.

معمولاً ساعت، تاریخ، شماره ی صفحه، آرم شركت، عنوان و نام فایل در سرصفحه و پا صفحه درج میشوند. میتوانید سرصفحه و پاصفحه های از قبل طراحی شده Word را در سند خود درج كنید و به آسانی آن را تغییر دهید و به صورت سرصفحه یا پاصفحه جدید به گالری خود اضافه كنید.

ایجاد سرصفحه و پا صفحه

برای ایجاد سرصفحه و پاصفحه میتوانید مراحل زیر را طی كنید:

۱. در زبانه Insert و گروه Header And Footer روی Header یا Footer کلیک کنید.

۲. طرح دلخواه خود را انتخاب كنید. این طرح ها حاوی جانماهایی برای درج عناصر هستند.

۳. مكان درج سرصفحه و پاصفحه ظاهر میشوند. عنصری كه قصد دارید در همه صفحات تكرار شود، در این بخش قرار دهید.

۴. با فشردن دكمه Close در انتهای زبانه Design از این ناحیه خارج شوید .

اضافه كردن سرصفحه و پاصفحه ی جدید به گالری

۱. در زبانه Insert گروه Header & Footer روی Header یا Footer كلیك كنید.

۲. در كادر ظاهر شده روی Edit Header یا Edit Footer كلیك كنید .

۳. متن یا تصویر را ویرایش كنید.

۴. متن مربوط به سرصفحه (یا پا صفحه) را انتخاب كنید.

۵. یكبار دیگر روی Header یا Footer در گروه Header & Footer کلیک کنید.

۶. روی دكمه Save Selection To Header Gallery یا (Save Selection To Footer Gallery) كلیك بکنید.

۷. نام دلخواه را برای الگوی سرصفحه تعیین كرده و روی دكمه OK کلیک کنید.

به این ترتیب سرصفحه (یا پا صفحه) تنظیم شده به لیست گالری های Word اضافه می شود.

آیا می دانید كه . . .

چگونه میتوان سرصفحه و پاصفحه ای متفاوت برای صفحات زوج و فرد ایجاد نمود یا سر صفحه ای مجزا برای اولین صفحه تعریف كرد؟

چگونه از دومین صفحه سر صفحه یا پاصفحه را در Word را شروع کنیم ؟؟!!

۱- در كادرمحاوره ای Page Setup زبانه Layout را انتخاب كنید .

۲- گزینه Different odd and even را فعال کنید .

۳- گزینه Different first page را فعال كنید.

۴- اگر برای كل سند سرصفحه / پا صفحه طراحی كرده اید، فعال كردن گزینه Different first page منجر به حذف Header و Footer صفحه اول میشه .

حذف كردن سر صفحه و پا صفحه

۱. در زبانه Insert گروه Header & Footer روی Header یا Footer كلیك كنید.

۲. گزینه Remove Header یا Remove Footer را انتخاب كنید.

آموزش شماره گذاری صفحه در Word

برای حفظ ترتیب صفحات، خصوصاً وقتی كه قصد چاپ آنها را دارید، باید صفحات خود را شماره گذاری كنید. شماره هر صفحه در سرصفحه یا پا صفحه قرار میگیرد.

برای شماره گذاری سند به روش زیر عمل كنید :

۱.در زبانه Insert ، گروه Header & Footer ، روی Page Number كلیك كنید .

۲. در منوی باز شده، محل درج شماره ی صفحه را تعیین كنید:

Top Of Page : بالای صفحه

Bottom Of Page : پایین صفحه

Page Margins : حاشیه های صفحه

Current Position : محل قرار گرفتن مكان نما

۳. از گالری طرح های شماره گذاری صفحه، یكی از مدلها را انتخاب كنید.

۴. برای خروج از ناحیه Header & Footer در زبانه Design روی دكمه Close کلیک کنید.

برای حذف شماره ی صفحه به روش زیر عمل كنید:

۱. روی شماره ی صفحه دو بار كلیك كنید تا ناحیه Header And Footer فعال شود.

۲. شماره ی صفحه را پاك كرده و برای خروج از ناحیه Header & Footer روی دكمه Close كلیك کنید.

برای قالببندی شماره ی صفحه به روش زیر عمل كنید:

۱. در زبانه Insert از گروه Header & Footer روی Page Number كلیك كنید. گزینه Format Page Number را انتخاب كنید تا كادر محاوره Page Number Format باز شود .

۲. از لیست Number Format استفاده كرده و فرمت اعداد شماره ی صفحه را تعیین كنید .

۳. توسط گزینه Continue from previous section میتوانید تعیین كنید كه شماره گذاری، در ادامه بخش قبلی باشد.

۴. اگر میخواهید شماره گذاری بخش فعلی در ادامه بخش قبلی نباشد، گزینه Start At را انتخاب كرده و عددی برای شروع شماره گذاری انتخاب كنید.

شماره گذاری خطوط در ورد

گاهی اوقات به دلایل مختلف از جمله ویرایش ساده تر اسناد لازم است كنار هر خط سند شماره قرار بگیرد. برای درج شماره در كنار خطوط، از روش زیر استفاده كنید:

۱.در زبانه Page Layout ، گروه Page Setup ، روی دكمه Line Number كلیك كنید .

گزینه های این منو عبارتند از :

None : شماره ها را حذف میكند.

Continuous : شماره ها را در ادامه شماره های قبلی درج میكند.

Restart Each Page : شماره گذاری هر صفحه را مستقل از صفحات دیگر تنظیم میكند.

Restart Each Section : شماره گذاری هر بخش را مستقل از بخشهای دیگر تنظیم میكند.

چند ستونی كردن متن (column)

گاهی اوقات برای زیباتر نشان دادن سند، صرفه جویی در كاغذ یا صفحه بندی مجله ای، متن را در چند ستون تایپ میكنند. به این شیوه، تایپ روزنامه ای میگویند.

برای چند ستونی كردن متن از روش زیر استفاده كنید:

۱. در زبانه Page Layout ، گروه Page Setup ، گزینه Column را انتخاب کنید .

۲. منوی باز شده بالا، فرمهای مختلف ستونبندی را نشان میدهد. یكی از آنها را انتخاب كنید.

۳. در صورتی كه قالب مورد نظر در لیست موجود نبود، روی گزینه More Columns كلیك كنید تا پنجره Columns باز شود.

۴. در کادر Number Of Columns تعداد ستونها را وارد كنید.

۵. با انتخاب گزینه Right To Left جهت ستونها را از راست به چپ تعیین كنید.

۶. با انتخاب گزینه Line Between بین هر دو ستون یك خط عمودی رسم میشود.

تنظیم خطوط Hyphenation

برای هم اندازه كردن خطوط متن، در كلماتی كه در انتهای خط قرار دارند ، Hyphen درج میكنیم. این كار باعث میشود تا تعداد كلمات بیشتری در یك خط قرار بگیرد و متن زیباتر جلوه كند. اگر كلمه ای آنقدر بزرگ باشد كه در انتهای یك خط جا نگیرد Word بطور پیش فرض آنرا به ابتدای خط بعدی میفرستد. میتوانید Word را طوری تنظیم كنید كه عمل درج Hyphen را بطور خودكار انجام دهد و یا خودتان بصورت دستی Hyphen را تایپ كنید.

درج Hyphen به صورت خودكار

اگر از روش درج Hyphen به صورت اتوماتیك استفاده كنید Word هر زمان كه لازم بداند عمل درج را انجام میدهد. در این حالت Hyphen بطور خودكار در هنگام تایپ كردن، درج میشود.

برای این منظور به روش زیر عمل كنید:

۱. مطمئن شوید كه هیچ متنی انتخاب نشده است و روی زبانه Page Layout کلیک کنید .

۲. در گروه Page Setup روی دكمه Hyphenation كلیك كرده و گزینه Automatic را انتخاب كنید .

نكته : پس از تنظیم Hyphenation ، به صورت خودكار، اگر سند ویرایش شود Word باز هم بطور اتوماتیك عمل درج Hyphen را روی كل سند انجام خواهد داد. برای این كار بهتر است ازكلمات طولانی در متن خود استفاده كنید و سپس كل متن را تراز دوطرفه (Justify) كنید.

درج Hyphen در هنگام تایپ

در صورتیكه بخواهید در هنگام تایپ كردن Hyphen را درج كنید، میتوانید از روش زیر استفاده كنید.

۱. در زبانه Home ، گروه Paragraph روی دكمه Show/Hide كلیك كنید .

۲. روی قسمتی از كلمه كه میخواهید در آنجا Hyphen درج شود، كلیك كنید.

۳. Ctrl + Hyphen را فشار دهید.

درج Hyphen به صورت دستی

اگر از روش درج Hyphen به صورت دستی (Manual) ، استفاده كنید ، Word كلماتی كه لازم است Hyphen در آنها درج شود را جستجو میكند و از شما برای درج Hyphen در بین تك تك كلمات، تأیید میگیرد. در این حالت كلماتی را كه Word در آنها Hyphen درج کرده ، مشاهده خواهید كرد و در مورد درج Hyphen در آنها تصمیم خواهید گرفت.

برای این منظور از روش زیر استفاده كنید:

۱. روی زبانه Page Layout كلیك كنید.

۲. در گروه Page Setup روی دكمه Hyphenation كلیك كنید.

۳. از لیست بازشو Manual را انتخاب كنید.

۴. Word كلماتی كه نیاز به درج Hyphen دارند را به شما نشان می دهد و از شما تایید میگیرد.

در صورتی كه Yes را انتخاب كنید. موافق هستید كه در محل تعیین شده Hyphen قرار بگیرید.

در صورتی كه محل درج را مناسب نمیدانید، محل مناسب را كلیك كرده و دكمه Yes را انتخاب كنید.

حذف Hyphen

برای حذف كردن Hyphen هایی كه به روش خودكار درج شده اند، از روش زیر استفاده كنید.

۱. در زبانه Page Layout ، گروه Page Setup روی Hyphenation كلیك كنید.

۲.None را انتخاب كنید .

ایجاد پاورقی (Foot note) در ورد

در هنگام تایپ یك كتاب یا مقاله، شما به صورت مكرر احتیاج پیدا می كنید كه برای روشن شدن مطالب ، از پاورقی استفاده كنید. برای مثال می خواهید اطلاعات بیشتری در مورد یك واژه از سندتان به خواننده بدهید. یا معادل فارسی یا لاتین یك كلمه را درج كنید .این اطلاعات به صورت پاورقی در پایین صفحه ظاهر می شوند.

برای درج پاورقی برای یك عبارت خاص به روش زیر عمل كنید:

روش اول درج پاورقی (با زبانه References)

۱. مكان نمای ماوس را بعد از عبارتی كه می خواهید برای آن پاورقی درج كنید، قرار دهید.

۲. زبانه References را انتخاب كنید.

۳. در گروه Footnotes روی گزینه Insert footnote كلیك كنید.

۴. بلافاصله مكان نما به پایین صفحه انتقال می یابد و شماره ی پاورقی بطور خودكار درج می شود.

۵. توضیحات مربوط به پاورقی را تایپ كنید. در صورتیكه توضیحات شما به زبان فارسی است كلیدهای میانبر Ctrl + shift سمت راست را فشار دهید تا شماره ی پاورقی و مكان نما در سمت راست قرار بگیرند.

روش دوم درج پاروقی در ورد (کادرمحاوره ای Footnote and endnote)

۱. در زبانه References در گروه Footnotes روی (آیکن کوچک فلش) كلیك كنید تا كادر محاوره ای Footnote and endnote باز شود.

۲. در كادر محاوره ای ظاهر شده می توانید قسمتهای زیر را تنظیم كنید.

Footnote : تعیین محل قرار گیری پاورقی (معمولا پاورقی در آخر صفحه جاری ظاهر می شود)

End note : تعیین محل قرار گیری پا متنی (معمولا پا متنی در انتهای متن ظاهر می شود.)

Number format : قالب بندی شماره گذاری

Custom mark : استفاده از یك نشانه خاص

Start at : تعیین شماره شروع پاورقی

numbering : تعیین نحوه ادامه شماره گذاری

۳. روی دكمه Insert كلیك كنید.

نکته : برای حذف پاورقی كافی است كه شماره ی پاورقی مورد نظر را در داخل متن انتخاب نمائید و كلید Delete برای حذف پاورقی كافی است كه شماره ی پاورقی مورد نظر را در داخل متن انتخاب را از روی صفحه كلید فشار دهید.

كلید میانبر برای درج پاورقی Ctrl+Alt+F می باشد.